Gestionar una empresa en la nueva normalidad no es tarea fácil. Las grandes, medianas y pequeñas compañías deben estar conscientes del trabajo arduo que requiere proyectar estrategias y acciones que les permita mantener un posicionamiento adecuado frente al mercado actual.
Pensar que las cosas volverán a ser como antes, ampliaría el horizonte de la competencia, que sin duda alguna estará feliz de aprovechar las ventajas frente a ese mercado que se encuentra libre. Peor aún, darle la oportunidad de quedarse con nuestros clientes. ¡Y eso no lo queremos!
Hace algunos años, la tecnología de punta estaba disponible solo para grandes empresas o compañías que sacrificaban gran parte de sus ingresos para obtenerla. Sin embargo, hoy tenemos soluciones informáticas que están al alcance de todos, incluyendo empresas unipersonales.
La nueva era
Hoy en día, cuando se habla de gestión empresarial, debemos pensar en la revolución que ha causado en las empresas el Internet, su tecnología y cómo los sistemas de información se convierten en herramientas esenciales para el éxito de una empresa.
Cuando hablamos de esas tecnologías, el software es un pilar, en el cual se destacan modelos como: gestión de mi empresa (ERP), gestión de mis clientes (CRM), gestión de mi cadena de suministros (SCM) y la planificación de requerimientos de materiales (MRP). Los cuales pueden proveer información integrada, consistente, oportuna y relevante para la toma de decisiones.
En tiempos donde lo único constante es el cambio, la gestión y el control que buscamos debe alinearse con flexibilidad, adaptabilidad, innovación y seguridad. Por esta razón, debemos cuestionarnos: ¿tenemos el equipo necesario?, ¿estamos buscando lo que realmente requerimos? o ¿nos estamos dejando llevar por lo que ofrecen otros actores?
Conozcamos las estrategias y acciones de cara al nuevo mercado.
Aspectos en la Gobernanza Tecnológica. Debemos tener claras las metas de la empresa. De allí en adelante el área de tecnología debe cumplir con sus proyecciones y brindar las herramientas necesarias para que todos los departamentos hagan un uso correcto de los recursos y lograr los objetivos y términos planteados.
Las decisiones debemos basarlas en información. Entre más y eficaz información tengamos por medio de datos confiables y oportunos, podemos tomar excelentes decisiones. Algo por recalcar, es la importancia del juego entre la cantidad y la calidad, ¡no porque sea mucha es buena!
Hoy en día, la cantidad de datos que se recopila es enorme y compleja, por lo que suele presentar dificultades en el análisis.
Tanta es la data que, según investigaciones de New Vantage Partners, aproximadamente el 98% de los ejecutivos manifiesta que aspiran a tener una cultura basada en los datos. Aproximadamente un 32% indicó tener éxito.
Entonces, ¿cuáles datos debemos administrar? Sin duda, se debe optar por los que brinden soporte a las metas de la empresa.
Parte de los problemas típicos que suceden en las organizaciones, es que sus elementos no están integrados, ya sea porque no están relacionados o porque no hay buena comunicación entre ellos. Por lo general, este tipo de dificultad se origina cuando cada departamento trata de solucionar sus necesidades particulares, sin analizar el impacto que éstas pueden tener en otros departamentos. Es claro, que los requerimientos de los departamentos deben analizarse de forma integral para satisfacer los objetivos y metas de la organización, evitando así reprocesos, datos inconsistentes y costos innecesarios.
Si somos conscientes de enfrentar una nueva era, no podemos seguir realizando las cosas como antes, debemos automatizar muchas de las funciones actuales a fin de utilizar idealmente los recursos de la compañía.
Hay tareas cotidianas que fácilmente se pueden automatizar, como por ejemplo la gestión del cobro, para la cual podemos poner una primera línea de gestión en la que el sistema automáticamente realice ese proceso y que posteriormente pueda incorporarse nuevos recursos, de ser necesario.
Antes de automatizar, hay elementos previos que deben estar bien definidos:
Planificación estratégica: conformada por la Misión, Visión, Valores, Cultura Deseada y objetivos a los que aspira el negocio en un corto o mediano plazo.
Planificación anual y su presupuesto: conformada por los objetivos anuales (debidamente presupuestados) a los que se aspira, debidamente alineados con la Planificación Estratégica.
Alineamiento de la Cultura Deseada con la Cultura Actual: No es posible lograr los objetivos establecidos de manera efectiva si la Cultura Organizacional no está alineada, comprometida y apasionada con esa planificación.
Claridad en los procesos de la empresa: permite que al implementar o usar un sistema, se cumpla con los procedimientos internos. Que los colaboradores estén alineados con esos procesos hace que los datos que se ingresen en el sistema sean correctos y así se evitan los errores y desvíos.
Es importante añadir que al definir esos procesos debemos tener capacidad de adaptación ya que la mayoría de los sistemas informáticos están basados en Mejores Prácticas de Negocios, comprobadas a nivel mundial.
La implementación de un sistema informático es una oportunidad única para mejorar los procesos y adoptar las mejores prácticas.